Okei, en voi tituleerata itseäni täysveriseksi nörtiksi (koodaustaidot erittäin rajalliset), ehkäpä enemmänkin tietotekniikasta kiinnostuneeksi ja aktiivisesti sitä käyttäväksi projektipäälliköksi. Mutta tässäpä kuvausta siitä, miten me olemme käyttäneet erilaisia IT-/mobiilisovelluksia rakennusprojektimme suunnittelun ja toteutuksen aikana. Kiva jos on jollekin hyötyä!

Ensinnäkin on todettava että minulle rakennusprojektin tärkeimmät työkalut ovat olleet kännykkä ja mittanauha. Alusta asti oli tavoitteena että kaikki tarvittava dokumentointi ja yleensäkin kaikki IT-tarpeet on toteutettavissa ja käytettävissä kännykällä, raksalla. Tähän ratkaisu ovat olleet kuluttajille suunnatut pilvipalvelut ja niiden mobiilisovellukset.

Pilvipalvelujen etuja rakennusprojektissa on ollut todella paljon. Kaikki dokumentit kulkevat aina ”mukana”. Tai siis oikeastaan tämä ilmaushan on täysin harhaanjohtava, tosiasiassa tilanne on juuri päinvastoin, mikään data EI kulje mukana tai lataudu koneelle/kännykkään vaan päinvastoin, kaikki tieto ja dokumentit tallennetaan ”pilveen” mutta niihin pääsee käsiksi milloin vain, mistä vain ja erityisesti millä päätelaitteella tahansa, kunhan on internet-yhteys. Ja se on kännykässä aina.

Ohessa aihealueittain meidän käyttämiä sovelluksia ja omia vinkkejä niihin.

 

Dokumentinhallinta, tarjouspyynnöt, jne
Microsoft OneDrive ja Office 365

Tein projektin alussa kansiorakenteen Microsoftin ilmaiseen OneDrive-pilvipalveluun.

Vastaavia dokumentinhallinta-pilvipalveluja on muitakin paljon saatavilla, Google Drive, Dropbox, jne.

Kansiorakennetta olen päivittänyt projektin edetessä.

Itse päädyin OneDriveen siitä syystä, että se toimii hienosti yhteen ilmaisten Microsoftin Office-pilvisovellusten kanssa. Keskeisimmät ovat olleet Outlook-sähköposti (sieltä voi suoraan tallettaa sähköpostin liitteitä OneDriveen kännykällä) ja OneNote-muistiinpanosovellus. Toki sitten vähäsen myös Wordiä, Exceliä. Itsellä on ollut käytössä varmaankin parikymmentä vuotta Hotmail-sähköpostiosoite niin sen mukaan on valikoitunut myös nämä Microsoftin pilvipalvelut. Jos taas olisi ollut Gmail, niin Googlen sovellusvalikoimasta löytyy aika pitkälti vastaavat toiminnot ja sovellukset.

(Inside joke: Aki M., ootko tyytyväinen valintoihin? 😉 )

OneDrive for iOS -kännykkäsovellus iPhonelle on toiminut todella hyvin. Kaikki dokumentit on käytettävissä ja muokattavissa tarvittaessa kännykällä ja myös uusia kansioita voi tehdä mobiilisovelluksella.

Kansiorakenne on muodostunut tällä hetkellä seuraavanlaiseksi:

Asennusohjeet ja -dokumentit

Budjetti ja aikataulutus

Energiatodistus ja liitteet

Kartat (asemakaava, tonttijako, johtokartat…)

Maaperätutkimus

Materiaalitilaukset

Rakennusaikaiset katselmukset -dokumentit

Rakennuslupadokumentit

Sopimukset

Suunnittelu

alakansiot: Arkkitehtisuunnittelu, LVI-suunnittelu, Perustussuunnittelu, Pihasuunnittelu, Rakennesuunnittelu, Sähkösuunnittelu, Valaistussuunnittelu

Tarjouspyynnöt & Tarjoukset

 

Materiaalia, dokumentteja ja dataa kertyy omakotitaloprojektissa kyllä! Ja käytännössä kaikki dokumentit tulevat aina sähköpostilla. On ollut hyvä tapa tallentaa keskeiset sähköpostilla saadut dokumentit samantien tuonne OneDriven kansioihin. Sieltä ne löytyvät helposti (myös kännykällä!) eikä tarvitse selata sähköposteja.

Toinen suuri etu näissä Microsoftin pilvisovelluksissa on ollut tiedon jakaminen ja hallinta. Pilvipalvelun avulla pystyn helposti jakamaan dokumentteja tarvittavien tahojen kanssa. Voin myös antaa oikeuden muokata dokumentteja.

Ohessa muutama ihan käytännön esimerkki:

– saan vaikkapa päivitetyn rakennesuunnittelu-kuvan HEVI Kivitaloilta sähköpostiin. Pystyn sen kännykästä samantien ihan muutamalla kosketuksella tallentamaan OneDriven Rakennesuunnittelu -kansioon. Timpuri-Lauri näkee samantien päivitetyn kuvan kännykästään OneDrive-sovelluksessa, koska olen jakanut koko OneDrive-kansioston hänen kanssaan.

– Joutsenmerkin vaatima dokumentointi: teimme yhdessä HEVI Kivitalojen ja Joutsenmerkin kanssa Excel-dokumentin jossa on jokainen kriteeristön vaatimus, ja mikä sen status on. Jokainen taho voi päivittää tätä samaa pilviversiota tästä Excelistä ja muutokset näkyvät samantien kaikilla. Ei tarvitse ylläpitää ja lähetellä exceleitä tai muita dokumentteja sähköpostilla edestakaisin, eikä myöskään tule sekaannusta eri versioista.

 

Muistiinpanot, bloggaus, ideointi

Microsoft OneNote

Microsoftin OneNote -muistiinpanosovellus on toiminut loistavasti. Kun 2015 lopussa saimme tontin ja aloimme suunnittelemaan projektia, aloin merkkaamaan (usein ihan copy-paste -meiningillä) vinkkejä, muistettavia asioita, valmistajien ja tuotteiden nimiä ylös OneNoteen aihealueittain. Suurin osa vinkeistä on tullut keskustelupalstoilta ja blogeista sekä jonkin verran myös ihan kirjastosta lainatuista kirjoista. Nyt rakentamisen ja materiaalihankintojen yhteydessä olen palannut usein näihin muistiinpanoihin. OneNote-sovellus toimii sekä kännykässä että tietokoneella. Kun vaikkapa iltaisin luin kännykällä jotain keskustelupalstaa niin kopioin tekstiä OneNoteen, ja teksti on samantien näkyvillä kannettavan ja pöytäkoneen OneNote-sovelluksissa. Ja toisinpäin.

WordPress
Wordpress -julkaisualusta on maailman suosituin alusta blogien ja nettisivujen tekoon. Ja se on täysin ilmainen!

WordPressille on myös oma mobiilisovellus sekä iPhonelle että Androidille, josta voi halutessaan tehdä blogipäivityksiä, luoda uusia sivuja ja melkeinpä mitä tahansa muuta. iPhone-sovellus ei ole kyllä valitettavasti toiminut ihan kuin rasvattu, ainakin kuvien lataamisessa on ollut ongelmia itsellä.

Kuvien muokkaamiseen olen kännykässä käyttänyt Pixl:n ilmaisversiota, sillä saa kätevästi muutettua valokuvien resoluutiokokoja pienemmäksi ennenkuin ne julkaisee blogissa (isot kuvakoot hidastavat sivustoa). Koneella sitten PhotoShopia (järkyttävän monipuolinen, en osaa käyttää vieläkään kuin murto-osaa…) tai sitten ihan Macin Photos- ja Preview -sovellusten avulla perusmuokkausta.

Pinterest
Veikkaanpa että melkein jokainen rakentaja/remontoija kerää ideoita nykyään Pinterestistä. Mieletön ideoinnin lähde! Me olemme tehneet vaimon kanssa omat kansiot jokaiselle huoneelle sekä pihalle, detaljeille jne. Meillä mm oma Pinterest-kansio keittiökaappien vetimille !?! 🙂 . Siellä sitä saa aikaa kulutettua loputtomiin. Maailma on avoinna. Siskoni rakensi talon miehensä kanssa vajaa kymmenen vuotta sitten ja hän sanoi osuvasti että ei silloin ollut ideointiin paljon muita mahdollisuuksia kuin asuntomessut ja sisustuslehdet. Nyt voi Pinterestistä (Houzz on muuten toinen, erikoisesti rakentamiseen keskittynyt kuvayhteisö) valita hakukenttään vaikka skandinaaviset kylpyhuoneet ja voilá, ideoita on niin että saa kypärästä pitää kiinni.

 

Työajan seuranta, palkanmaksu

Palkkaus.fi

Käytämme Palkkaus.fi -sivustoa timpuri-Laurin palkan maksuun. Olemme siis virallisia työnantajia. Näin säästymme alv-veroilta, siis ihan laillisesti. Palvelu on helppokäyttöinen ja luotettava. Se hoitaa kaikki eläkemaksut, verotusasiat yms automaattisesti. Voi suositella!

Työnantajana toimiminen velvoittaa mm. hankkimaan ja maksamaan lakisääteinen työturmavakuutuksen timpuri-Laurille, työntekijällemme. Senkin voi hoitaa Palkkaus.fi:n kautta, itse tosin kilpailutin vakuutusyhtiöt suoraan ja tuli kyllä useita satasia halvemmaksi. Ei ollut vaikea kilpailutus! Täytyi vaan tietää arvio timpuri-Laurille maksettavasta vuosiansiosta ja sen jälkeen vakuutusyhtiöt pystyivät laskemaan hinnan koko vuoden vakuutukselle.

Harvest

Työajan seurantaan valikoitui pilvipalvelu nimeltä Harvest. Tämän valintaan käytin itseasiassa jonkin verran aikaa. Vaatimuksina oli että pitää olla TODELLA helppo käyttää kännykällä ja että saa tietokoneella riittävän raportoinnin. Samoin laskut ja kulut piti pystyä merkitsemään tänne. Tämä on ainoa maksullinen mobiilisovellus, jonka hankimme, maksaa noin 25 eur /kk.

Arki toimii niin että timpuri-Lauri näpäyttää kännykässä Harvestin mobiilisovelluksessa työajan alkaneeksi kun saapuu raksalle ja näpäyttää työajan päättyneeksi päivän päätteeksi. Kuukauden viimeinen päivä joko minä tai vaimo kirjaudumme Harvestiin tietokoneella ja parilla klikkauksella saamme Laurin kuukauden työtunnit. Nämä kirjataan Palkkaus.fi:hin ja se hoitaa maksut suoraan meidän tililtä. Valehtelematta ei mene kuin 3-4 minuuttia kuukaudessa palkanmaksun hoitamiseen!

Projektin alussa käytin sen verran aikaa että loin Harvestiin jokaiselle rakennusvaiheelle oman sarakkeensa, josta Lauri voi valita aina oikean kohdan parilla näpäytyksellä Harvest-mobiilisovelluksessa. Kopioin nämä työvaiheet jostain rakennusalan oppikirjasta muistaakseni. Tämä jaottelu mahdollistaa sen, että projektin päätyttyä sekä me että myös hän näkee että miten paljon aikaa on mihinkin työvaiheeseen kulunut. Olen kaavaillut että tekisin jonkin graafin/dashboardin tästä tänne blogiin, katsotaan jos saa aikaiseksi…

 

Projektinhallinta

Tämä on käytännössä OneDriveen perustuvaa dokumentinhallintaa ja kuumeista soittelua eri tahojen kesken. Kokeiltiin myös Trellon mobiilisovellusta (todella loistava sovellus! Ja ilmainen) mutta se on jäänyt vähemmälle käytölle, kun meitä nyt periaatteessa on vain kaksi miestä hommissa, niin ei ole ollut niin suurta tarvetta.

Näitä mobiilisovelluksia käyttelen joka päivä. Kännykkä is the new computer!